Práce s kontakty v manuálním dialeru SEVIO

1. Vytvoření nového kontaktu

Nejprve se ujistíme, že máme v kampani povoleno vytváření nových kontaktů. Přejdeme do nastavení kampaně, zaklikneme volbu "Možnost tvorby nových kontaktů" a nastavení kampaně uložíme. Nyní klikneme na název kampaně a můžeme začít zpracovávat kontakty.

Chceme-li vložit do kampaně nový kontakt, klikneme na tlačítko "Vytvořit nový kontakt" a svou volbu potvrdíme.

Objeví se prázdný formulář kontaktu, do kterého doplníme jméno osoby a telefonní číslo. Neznáme-li jméno osoby, můžeme místo něj použít telefonní číslo.

Po vložení telefonního čísla do příslušného políčka a jeho opuštění jsme systémem upozorněni, že chceme-li na telefonní číslo zavolat kliknutím, musíme nejprve formulář uložit. Tím také proces vytvoření nového kontaktu dokončíme.

2. Změna stavu kontaktů

Ukážeme si, jak převést kontakty ze stavu Vyřízeno na Nový v kampani manuálního dialeru. Tuto možnost využijeme, když například po roce chceme znovu obvolat již jednou provolané kontakty.

Ze seznamu kampaní vybere kampaň, kterou budeme upravovat, a stiskneme tlačítko Upravit kampaň. Ve formuláři pro úpravu kampaně klikneme na záložku Kontakty a vybereme položku Změna stavu.

Ve zobrazeném formuláři pro změnu stavu kontaktů vybereme v poli Ve stavu položku Vyřízeno a v poli NA vybereme položku Nový. Pak stiskneme tlačítko Změnit stav kontaktu a volbu potvrdíme.

3. Zpracování probíhajícího hovoru

Nejprve se ujistíme, že máme v kampani povoleno vytváření nových kontaktů. Přejdeme do nastavení kampaně, zaklikneme volbu "Možnost tvorby nových kontaktů" a nastavení kampaně uložíme. Nyní klikneme na název kampaně a můžeme začít zpracovávat kontakty.

V tomto okamžiku jsme připraveni přijmout hovor a vytvořit z něj nový kontakt nebo otevřít kartu existujícího kontaktu, jestliže je volající v systému již zadán.

Máme-li volajícího na lince, stiskneme v záhlaví kampaně ikonu telefonu. Systém se nejprve snaží dohledat kontakt v kampani. Jestliže jej nenajde, nabídne nám vytvoření nového kontaktu a sám přitom předvyplní telefonní číslo, které zároveň použije jako jméno volajícího. Po vyplnění dostupných údajů kontaktu formulář uložíme.

Jestliže kontakt v kampani již existuje a my v průběhu zvonění nebo hovoru klikneme na ikonu telefonu v záhlaví kampaně, systém nám automaticky kontakt dohledá a jeho kartu otevře. Dopředu tak můžeme zjistit, s kým budeme hovořit a podívat se, co jsme s ním v minulosti řešili.

4. Import kontaktů

Kontakty se importují z Nastavení kampaně, záložky Kontakty/Import.

Pro import kontaktů budete potřebovat buď CSV soubor, nebo soubor MS Excel.

Soubor pro import musí obsahovat nejméně dva sloupce označené klíčovým slovem:

• NAME - jméno osoby, které budeme volat. Když je neznáme, můžeme použít telefonní číslo a jméno doplnit po dovolání se.
• DN1 - telefonní číslo osoby, které budeme volat.

Vzorový dokument s vysvětlením jednotlivých názvů sloupců si můžete stáhnout zde.

Podívejte se na instruktážní video pod tímto textem o tom, jak upravovat a importovat kontakty do dialeru SEVIO (platí jak pro manuální, tak pro prediktivní dialer).